Evenementen

Kenmerken van publieks- en bedrijfsevenementen

Publieksevenementen:
• Algemeen toegankelijk
• Geen invloed op publiek
• Vrijetijdssector
• Komt voort uit idee
• Vaak met ideëel doel
• Financiering vaak hoofdprobleem
Voorbeelden publieksevenementen:
• Culturele programma’s
• Markten
• Tijdelijke Attracties
• Voorstellingen
• Festivals en folklore
• Manifestaties
• Herdenkingen
• Sportevenementen
• Ondersteunende projecten

Bedrijfsevenementen:
• Opgezet vanuit bedrijfsbelang
• Invloed op publiek
• Businesssector
• Komt vaak voort uit probleem of behoefte
• Vaak met direct/indirect commercieel doel
• Veelal is budget beschikbaar
Voorbeelden bedrijfsevenementen:
• Beurzen
o Vakbeurs (horizontale vakbeurs of verticale vakbeurs)
o Publieksbeurs (algemeen publiek of specifiek publiek
• Exposities
o Objectgerichte exposities (objecten staan centraal)
o Conceptgerichte expositie (informatie staat centraal)
o Productgerichte expositie (producten/diensten van een bedrijf worden tentoongesteld)
• Conferenties
o Congres
o Workshop
o Seminar
o Symposium
o Thema- of contactdagen

Consumentenevenementen:
• Initiatief vanuit bedrijf
• Publiek toegankelijk, beperkte groep
• Tegenprestatie vereist (ticket, punten, aankoop)
• Doelgroep in kaart brengen of belonen

Partijen bij een evenement:
• Aanbieder
• Afnemer/doelgroep
• Locatiebeheerder
• Opdrachtgever
• Financier
• Leveranciers
• Feitelijke beheerders
In veel situaties vallen partijen samen. Zo kan de opdrachtgever ook de financier zijn.

Opdrachtgevers / Initiatiefnemers:
• Individu
• Organisatie
• Bedrijf
• Bureau (reclame-, marketing-, evenementen-,)
• Productiebedrijf

Evenement projectmatig aanpakken wanneer:
• Het een definieerbaar begin en einde heeft
• Het uniek is (bevat veel nieuwe elementen)
• Het eenmalig is
• Het resultaatgericht is
• Het multidisciplinair is
• Het organisatorisch ingewikkeld is
• Het onzeker is
• Het vanuit een centraal punt te sturen is
• Er 1 opdrachtgever is, intern of extern.

Projectcategorieën:
• Dimensie van primaire doelstelling:
o Commercieel project (doel: geld verdienen)
o Inhoudelijk project (ander doel)
• Dimensie van uniciteit:
o Arrangementproject (uit bestaande componenten)
o Ontwerpproject (speciaal ontwerp)
• Dimensie van projecteigenaarschap:
o Opdrachtproject (vraag opdrachtgever)
o Marktproject (eigen initiatief)
Projecten kunnen bestaan uit een combinatie van bovenstaande categorieën. Vb: Het festival Dwergpop is een inhoudelijk project, een ontwerpproject en een marktproject.

Voor- en nadelen projectmatige aanpak:
• Voordelen
o Flexibiliteit
o Slagvaardigheid
o Doelgerichtheid
o innoverend
• Nadelen
o Veel zaken moeten speciaal voor het project worden uitgewerkt of opgezet
o Er treden minder leermomenten op binnen projectorganisaties
o Voor mensen is het moeilijker om te werken aan gerichte carrièreontwikkeling
o Werken in projecten is complex en relatief risicovol.

De vier trajecten:
• Productgericht of inhoudelijk traject
Alle activiteiten die verricht moeten worden om het concrete product te realiseren.
• Marketing- en communicatietraject
Alle activiteiten gericht op de afstemming van het project op de omgeving. Hierbij horen marketing- en promotionele activiteiten, publieksonderzoeken, fondsenwerving- en sponsoringactiviteiten en de benodigde vergunningen.
• Beheersgericht traject (KOFTIG)
Kwaliteit, organisatie, faciliteiten, tijd, informatie en geld.
• Besluitvormingstraject
Dit traject zorgt ervoor dat er per fase besluiten worden gevormd over de mogelijke keuzes en de samenhangende consequenties,

De verschillende fasen:
1. Initiatieffase
2. Voorbereidingsfase
3. Uitwerkingsfase
4. Productiefase
5. Functioneringsfase
6. Evaluatiefase

Product)->Fasering van een ontwikkelproject (Idee
• Initiatieffase
o Doel: Het ontwikkelen van een gelijk beeld van het project over het eindresultaat, de aanpak, de communicatie en de consequenties van het project.
o Activiteiten:
1. Project-Start-Up
2. Verkenning van de opdracht of het idee
a. Bepalen van de startsituatie
b. Oriëntatie op de opdracht of het idee
c. Kiezen van oriëntatiemethode
3. Definitie van uitgangspunten
a. Definiëren van de startvraag of opdracht
b. Positionering kiezen
c. Onderscheiden van doelgroepen (publieksprojecten)
d. Formuleren van de inhoudelijke doelstellingen (publieksprojecten)
e. Afbakenen van het project
f. Formuleren projectdefinitie
4. Ontwikkelen van een basisconcept
a. Inventariseren van mogelijke ontwerpoplossingen
b. Kiezen van de meest geschikte oplossing of vorm
c. Inventariseren van de kritische succesfactoren
d. Inventariseren van de spin-off
e. Definiëren van eventuele deelproducten (SMART)
f. Ontwikkelen van het basisconcept voor het projectresultaat
g. Maken van sfeerschets
5. Toetsen van basisconcept aan markt en omgeving (SWOT-analyse)
6. Ontwikkelen van de communicatiestrategie
7. Bezinning op de projectaanpak
8. Bezinning op de zakelijke randvoorwaarden (KOFTIG)
a. Formuleren van de kwaliteitseisen
b. Opzet maken voor de projectorganisatie en overlegstructuur
c. Inventariseren van de facilitaire en juridische aspecten
d. Opstellen van een projectplanning
e. Ontwikkelen van een informatiesysteem
f. Opstellen van een raming van projectkosten
9. Analyseren van de risico’s
10. Schrijven van het projectvoorstel
a. Verwerken van de informatie in format voor projectvoorstel
b. Complementeren van het projjectvoorstel
11. Afsluiten van het projectvoorstel
o projectvoorstel->Faseresultaat: Globaal beeld
• Bij een omvangrijk project kan de initiatieffase opgedeeld worden in de definitiefase en de oriëntatiefase.
• Voorbereidingsfase
o Doel: Het uitwerken van de globale uitgangspunten tot een plan of ontwerp.
o Activiteiten:
12. Ontwikkelen van gedetailleerd plan of ontwerp
a. Opstellen van een analyseschema
b. Maken van gedetailleerd plan of ontwerp
c. Aanpassen van sfeerschets (live-projecten)
d. Eerste oriëntatie op productiemodellen
13. Ontwikkelen van (marketing)communicatieplan
14. Herbezinning op de zakelijke randvoorwaarden (KOFTIG)
a. Bewaken van kwaliteit
b. Bijstellen van de organisatieopzet
c. Opstellen faciliteitenplan
d. Maken van aangepaste tijdsplanning
e. Bewaken van de informatie
f. Bewaken van het budget
15. Schrijven van projectplan
a. Verwerken van de informatie in format voor projectplan
b. Completeren van het projectplan
o projectplan->Faseresultaat: Oplossing
• Bij een omvangrijk project kan de voorbereidingsfase opgedeeld worden in de onderzoeksfase en de planvorming- of ontwerpfase.
• Uitwerkingsfase
o Doel: het inhoudelijke plan praktisch vertalen voor de mensen van de uitvoering
o Activiteiten:
16. Uitwerking van plan of ontwerp
a. Plan of ontwerp inhoudelijk, technisch en organisatorisch uitwerken
b. Eventueel testen van de uitgewerkte plannen
c. Opstellen van een functioneringsprogramma
d. Opstellen van een nazorgprogramma
17. Ontwikkeling van actieplannen voor marketing, fondsenwerving en communicatie
a. Opstellen en uitvoeren van de actieplannen
b. Opstellen en uitvoeren van eventueel publieksonderzoek
18. Bewaken van zakelijke randvoorwaarden (KOFTIG)
19. Samenstellen van uitvoeringsprogramma
a. Verwerken van informatie in format voor uitvoeringsprogramma
b. Completeren van het uitvoeringsprogramma
o Faseresultaat: Uitvoeringsinformatie
• Bij een omvangrijk project kan de uitwerkingsfase opgedeeld worden in een bestekfase en opdrachtfase.
• Productiefase
o Doel:het daadwerkelijk realiseren van een product
o Activiteiten:
20. Alle activiteiten die nodig zijn voor het realiseren van het product.
21. Opstellen van een functioneringsprogramma
o Faseresultaat: Product (functioneringsprogramma en nazorgprogramma)
• Bij een omvangrijk project kan de productiefase opgedeeld worden in een fabricagefase en de inrichtingsfase.
• Functioneringsfase
o Doel: het eindproduct van het project wordt in gebruik genomen
o Activiteiten:
22. Eventuele laatste problemen oplossen
23. Eventuele aanpassingen doorvoeren
o Faseresultaat: Gebruikt product
• Bij een omvangrijk project kan de functioneringsfase opgedeeld worden in een gebruiksfase, de speelfase en de afbouwfase.
• Evaluatiefase
o Doel: het afwikkelen en terugblikken om eventuele lessen te leren voor een volgende keer.
o Activiteiten:
24. Het maken van de eindafrekening
25. Het opstellen van een eindverantwoording voor de subsidiegevers
26. Het schrijven van bedankbrief naar alle betrokkenen.
27. Versturen van een follow-up naar de bezoekers van bv een beurs.
28. Eindevaluatie
• De doelgroep
• Het resultaat of product
• De gevolgde werkwijze
• De beheersaspecten
• De samenwerking tussen betrokkenen.
o evaluatierapport (incl. financiële eindafrekening)->Faseresultaat: Afsluiting/Evaluatie

Marketing- en communicatietraject

• Initiatieffase
1. Positionering kiezen
a. Inhoudelijke positionering kiezen (projectmissie)
b. Legitimering kiezen (projectimago
c. Imagopositionering kiezen (uitstraling van het project)
2. SWOT-analyse uitvoeren
a. Zet het projectresultaat met een trefwoord in het midden van een vel papier of het bord
b. Brainstorm over de vier componenten
c. Confronteer de aspecten met elkaar en formuleer vervolgens welke acties er ondernomen moeten worden.
3. Communicatiestrategie formuleren
a. Communicatiedoelgroep
1) Productdoelgroep
2) Fondswervingdoelgroepen
3) Overige partijen
b. Communicatiedoelstelling
c. Communicatieboodschap

• Voorbereidingsfase
4. Marketingplan opstellen
a. Product
b. Prijs
c. Plaats
d. Promotie
e. Personeel
5. Fondsenwervingplan opstellen
6. Communicatieplan opstellen (binnen projectplan*)
a. Communicatiematrix
1) Communicatiedoelgroep
2) Communicatiedoelstelling
3) Communicatieboodschap
4) Communicatiemiddel
5) Stijl en toon
6) Frequentie en timing
7) Afzender
8) Feedbackmogelijkheden
9) Tegenprestatie
b. Communicatieplanning

• Uitwerkingsfase
7. Communicatie-actieplan maken

• Productiefase
8. Uitvoeren communicatieactieplan

• Functioneringsfase
9. Evaluatief publieksonderzoek uitvoeren
a. Oriëntatiefase
Stap 1 Aanleiding van het publieksonderzoek beschrijven
Stap 2 Probleemverkenning: probleemstelling formuleren
Stap 3 Onderzoeksvragen formuleren
Stap 4 Onderzoeksmethode kiezen
Stap 5 Populatie omschrijven en steekproef trekken
Stap 6 Uren, faciliteiten en kosten begroten
Stap 7 Tijdsplanning en eventueel organisatieopzet
b. Onderzoeksfase
Stap 8 Bureauonderzoek
Stap 9 Enquête samenstellen
Stap 10 Lay-out van het enquêteformulier maken
Stap 11 Werkrooster maken voor het afnemen van de enquêtes
Stap 12 Enquête testen
Stap 13 Coderingschema en verwerkingstabel opstellen
Stap 14 Enquête verveelvoudigen en afnemen bij publiek
Stap 15 Enquêtes verwerken en analyseren
Stap 16 Rapporteren over uitslag publieksonderzoek

*) Zelfstandig communicatieplan:
a. Globale projectomschrijving
b. Doel en reikwijdte van het project
c. Concrete projectresultaten
d. Afspraken over de communicatieverantwoordelijkheden
e. Algemeen communicatiedoel voor het project
f. Inventarisatie van de doelgroepen voor het project
g. Kiezen van de in te zetten communicatiemiddelen
h. Planning van de communicatieactiviteiten.

Communicatiestrategie:
• Met wie (communicatiedoelgroep) moet met welk doel/effect (communicatiedoelstelling) gecommuniceerd worden?
• Hoe wensen wij het product of het projectresultaat te communiceren?

Communicatieplan: hoe wordt de communicatiestrategie uitgevoerd aan de hand van de communicatiemix (reclame, public relations, promotie, direct marketing, persoonlijke benadering)?

SWOT-analyse
Strengths – Weaknesses – Opportunities – Threats

Interne analyse: richt zich primair op de sterke en zwakke kanten van het projectresultaat zelf.
Externe analyse: richt zich op de kansen en bedreigingen in de meso-omgeving en in de macro-omgeving.

Meso-omgeving: de partijen in de directe omgeving van de (project-)organisatie, waarop de organisatie min of meer invloed kan uitoefenen.
Macro-omgeving: de omgeving die bestaat uit onbeheersbare variabelen. (politiek/juridisch, sociaal-culturele, technische en demografische ontwikkelingen).

Beheersgerichte traject

Het cyclische beheersproces:
• Het plannen
• De feitelijke uitvoering
• De voortgangscontrole
• Het trekken van conclusies en het bijsturen

Beheersaspecten KOFTIG
• Kwaliteitsbeheersing
o Doel: een project, fase of activiteit brengt het resultaat voort dat de opdrachtgever ervan verwacht.
o Tussentijdse bewaking van het kwaliteitsniveau van het in ontwikkeling zijnde product/resultaat.
o Controleren of alle projectactiviteiten volgens de doelstelling worden uitgevoerd.
o Zorgen dat de kwaliteit van het eindproduct voldoet aan de kwaliteitseisen.
o Zorgen dat de benodigde menskracht en middelen beschikbaar zijn.
o Klachtenbehandeling
o Kwaliteit van het productieproces:
• Plan van eisen
• Meetbaar
• Hoe wordt er getoetst
• Organisatiebeheersing Doel:
o Iedereen weet wat zijn of haar taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn.
o De communicatie en samenwerking goed verloopt
o Het product van het project kan worden overgedragen aan de opdrachtgever, gebruiker of klant.
o Zorgen dat het persoonlijke leiderschap van de projectleider effectief is.
• Faciliteitenbeheersing Doel:
o Formuleren van de facilitaire eisen.
o Het op tijd beschikken van ruimte of locatie (incl. benodigdheden)
o Het op tijd beschikken over ander noodzakelijke facilitaire voorzieningen.
o Het in kaart brengen van de relevante juridische randvoorwaarden.
o Op tijd beschikken over de nodige vergunningen
o Zorgen dat de benodigde financiële middelen en menskracht beschikbaar is.
• Tijdsbeheersing Doel:
o Zorgen dat de voortgang van de projectactiviteiten kan worden bewaakt.
o Zorgen dat het projectresultaat op tijd kan worden afgeleverd of kan functioneren.
o Zorgen dat de benodigde capaciteiten (mensen, geld, ruimte, hulpmiddelen) beschikbaar zijn.
• Informatiebeheersing Doel:
o Zorgen dat de juiste projectinformatie, op het juiste moment op de juiste plek is.
o De projectactiviteiten eenduidig worden uitgevoerd en het projectresultaat eenduidig wordt geformuleerd.
o Het formuleren van de richtlijnen voorde interne projectinformatie
o Het beschikbaar maken van de beslisdocumenten, besprekingsvergaderingen en andere informatiedragers op de juiste tijd en plaats.
o De distributie van de informatiedragers regelen
o Het bekend maken door wie en op welke wijze documenten mogen worden gewijzigd.
o Zorgen dat de nodige juridische stukken worden opgesteld.
• Geldbeheersing Doel:
o Het omzetten van een raming van projectkosten in een budget
o Het bewaken van het kostenverloop gedurende het proces.
o Zorgen dat de projectkosten binnen het projectbudget blijven en/of aanvullende financiering wordt geregeld
o Zorgen dat de geplande opbrengsten/financieringen, ter dekking van de projectkosten worden gehaald.
o Zorgen dat het geplande rendementsniveau van het eindproduct totstandkomt.

Besluitvormingstraject

De beslisdocumenten:
• Het initiatiefrapport (projectvoorstel)
• Het projectplan
• Het productieprogramma
• Het functioneringsprogramma
• De financiële afrekening
• Evaluatieverslag

Beslisdocument bestaat uit 5 delen:
1. de kerngegevens van het project
2. beschrijving van het product of project
3. beschrijving van de projectweg en de projectaanpak
4. beschrijving van de communicatieve plannen
5. De beheersplannen voor elk van de beheersaspecten (KOFTIG)

Algemeen overzicht op blz. 70 van H4. (BOEK projectmanagement 1 Een professionele aanpak van evenementen)

Trends binnen evenementen zijn:

Trends met betrekking tot beurzen

Beurzen blijven groeien in aantal, zowel vakbeurzen (11%) als publieksbeurzen (9%). Ook het aantal exposanten is gestegen. Hier is de stijging bij de publiekbeurzen (16%) groter dan bij de vakbeurzen (8%). Het totaal aan beursbestedingen is licht teruggevallen. Dat komt vooral door een daling van de bestedingen bij publieksbeurzen (-9,5%), terwijl de vakbeurzen juist een stijging van 9,5% laten zien.

Het zijn de belangrijkste uitkomsten van het recent gepubliceerde jaarlijkse onderzoek naar beurzen in Nederland, in opdracht van Fbtn, de branchevereniging Beurzen & Evenementen in Nederland, uitgevoerd door ReSpons Evenementen Monitor.

Het onderzoek laat zien dat er grote verschillen zijn in de ontwikkelingen tussen vakbeurzen en publieksbeurzen, maar ook tussen internationale, landelijke en regionale beurzen. Zo toont het onderzoek aan dat er een opvallende groei is van kleinere beurzen op niet beursgebonden locaties, maar dat daar tegelijk ook het gemiddeld aantal bezoekers daalt.

Statistieken mei 2005:

Trends en ontwikkelingen bij attracties en evenementen;

Om een goed inzicht te krijgen in de ontwikkeling van het bezoek aan verschillende attracties en Evenementen, zowel algemeen als het soort en de grootte, worden al vele jaren de bezoekersaantallen verzameld door het Nederlands Bureau voor Toerisme & Congressen. Dit doen zij in samenwerking met de Bureaus voor Toerisme van de provincies en enkele grote steden.

Literatuur:

-Projectmanagement deel1, Jan Verhaar (uitvoeringsfases)
-Fbtn jaaroverzicht Beurzen in Nederland 2004 (trends)
-Zakelijke evenementen, Lenny Kaarsgaren (trends)
-Evenementenbeleid Arnhem; 2 juli 2003
-Bezoek aan toeristische attracties en evenementen, een analyse van de ontwikkelingen 2000-2003 (trends)