Assurantiekantoor

GEGEVENS

Persoonlijke gegevens

Naam deelnemer:
Adres:
Postcode/woonplaats:
Telefoon:
Geboortedatum:
Klas:
Opleiding:

Gegevens bedrijf

Naam:
Adres:
Postcode/woonplaats:
Praktijkopleider:
Functie:
Telefoon:

Gegevens praktijkbegeleider

De heer/mevrouw:
Telefoon school:

Gegevens BPV-coördinator

Naam:
E-mail :
Telefoon school:

Inhoud

Voorwoord
Ontstaan van het kantoor
Veranderingen
De pc in het kantoor
Werkzaamheden tijdens mijn stage
De tussenpersoon werkend onder volmacht en de onafhankelijke tussenpersoon
Slotwoord

Voorwoord

Het kantoor waar ik gedurende een periode van 12 weken stage heb gelopen in de periode van 03-11-2003 t/m 23-01-2004 is:

Naam
Straat en nummer
Postcode en plaats

In dit stageverslag o.a. een stukje geschiedenis van het kantoor, mijn werkzaamheden en een kennismaking met het assurantiekantoor.

Op vrijdag 31 oktober 2003 heb ik telefonisch een afspraak gemaakt met Miranda van Mouwrik – van Driel om kennis te maken en een beeld te krijgen van het Assurantiekantoor.

Ontstaan van het kantoor

Dhr. Van Driel is 24 jaar geleden begonnen als onafhankelijk tussenpersoon, omdat hij ander werk zocht en toen de gok heeft gewaagd om voor zichzelf te beginnen.
In deze 24 jaar is er een aardige klantenkring opgebouwd.

De werkzaamheden die er op het kantoor te doen zijn worden uitgevoerd door de heer van Driel, zijn dochter Miranda van Mouwrik – van Driel en zijn vrouw Maja Vink – van Driel staat hem bij met de boekhouding.

Voor een apart kantoor in de omgeving schelluinen waren geen mogelijkheden, daardoor bleef er geen andere keus dan het kantoor in het woonhuis te plaatsen.

H.A. van Driel is een onafhankelijk tussenpersoon, dat houdt in dat je niet bent aangesloten bij een maatschappij, maar bij verschillende. Waardoor je dus een grote keus uit verzekeringen hebt en dan ook veel voordelen.

Een aantal maatschappijen waarmee van Driel werkzaam is zijn:

Nationale Nederlanden Goudse verzekeringen
Aegon verzekeringen Stad Rotterdam
Elvia reisverzekeringen Arag Rechtsbijstand
Delta Lloyd Zwolsche Algemene
Uap verzekeringen Royal Nederland
Klaverblad verzekeringen en vele anderen……

Om alle werkzaamheden op een kantoor zo goed en snel mogelijk te kunnen doen is het wel noodzakelijk dat je goed geautomatiseerd bent en dat is hier prima voor elkaar.

Veranderingen

Er gaan grote veranderingen plaatsvinden voor kleine tussenpersonen, de Wfd wil namelijk nieuwe regels in de praktijk brengen die voor de kleine tussenpersonen het einde zou kunnen betekenen. (zie hieronder een aantal van die regels. Bron: VVP Weekblad voor financiële dienstverleners).

Zorgplicht
-Maak van elk klantgesprek (via welk medium dan ook) een schriftelijk verslag en maak die onderdeel van de communicatie richting klant (laat klanten belangrijke stukken tekenen).
-Maak voor een adviesgesprek een draaiboek/checklist (afvinken) met het soort gegevens die nodig is (waarin in ieder geval opgenomen: doel gesprek, financiële positie, risicobereidheid en kennisniveau) en de gegevens die de klant meekrijgt.
-Maak een draaiboek om te zorgen dat je op de hoogte blijft van de wijziging in de situatie van de klant en controleer dit bij de huidige klanten.
-Onderbouw een advies schriftelijk en leg dit vast in het dossier (ondertekend door de klant).

Transparantie
-Maak de Gidi-advieswijzer een vast onderdeel van het adviestraject.

Deskundigheid
-Stel vast welke diensten (schade, leven/pensioenen, hypotheken, consumptieve kredieten, bancaire producten, beleggingen) nu aangeboden worden en analyseer het opleidingsniveau van de medewerkers. Beschikt ‘degene die de klant adviseert’ over de relevante vakdipoloma’s? Zo nee, hoe worden de hiaten op korte termijn verholpen?

Integriteit
-Maak een schriftelijke procedure bij klachten van een klant en controleer deze.
-Leg de inhoud van een sollicitatiegesprek schriftelijk vast en geef aandacht aan het arbeidsleven (trek referenties na/integriteitstoets).

Financiële zekerheid
-Ken uw jaarrekening; is uw kantoor liquide en solvabel genoeg?
-Controleer de beroepsaansprakelijkheid op zijn dekking; zijn alle diensten (voldoende) gedekt?

Bedrijfsvoering
-Controleer de volledigheid, actualiteit, betrouwbaarheid en veiligheid (beperk de toegankelijkheid en maak back-ups) van de klant-en polisadministratie.
-Controleer of een adviestraject middels het huidige systeem op dit moment is te reconstrueren.
-Zorg voor een vaste opbouw van het personeelsdossier van het kantoor.

De PC in het kantoor

Je kunt wel zeggen dat de pc de belangrijkste rol vervult van het kantoor.
Bijna alles wordt via de pc geregeld. Op dit kantoor werkt men met een assurantieprogramma dat speciaal is gemaakt voor dit kantoor, dit programma vergemakkelijkt de werkzaamheden op het kantoor. Dit programma is zo speciaal, omdat het een dos programma is.
Gegevens van de klanten met de bijbehorende verzekeringen worden in het assurantieprogramma opgeslagen.
Met een paar simpele handelingen kun je alle gegevens opvragen en uitprinten.

Verder kun je onder andere met de pc rekeningen maken die maandelijks, per kwartaal, per half jaar of jaarlijks worden verstuurd, en je kunt bijhouden wie zijn rekening heeft betaald en wie hem nog open heeft staan.

Ook word er via offerte programma’s van maatschappijen zoals klaverblad, Hollandse Lloyd, Rijnmond, en velen andere polissen berekend.
Maar die programma’s zijn te installeren met een floppy, en veel moderne computers hebben geen floppy drive meer.

Vanwege dat probleem hebben de maatschappijen internetsite’s opgebouwd voor intermediairs, die via een wachtwoord/password en een login-naam in kunnen loggen om een offerte te maken. Maar dit werkt nog niet altijd even soepel (want het staat nog in de kinderschoenen), vanwege de snelheid van het internet. Vanwege dit probleem heeft de heer van Driel ADSL aangeschaft, dit wil nog niet altijd helpen omdat de site’s vaak overbelast zijn.

Werkzaamheden tijdens mijn stage

Tijdens mijn stageperiode heb ik veel verschillende werkzaamheden mogen uitvoeren, zodat ik van alles wat kon proeven.

Mijn hoofdtaak was het ordenen van polismappen.

In deze polismappen zitten allerlei papieren zoals: polissen, polisaanhangsels, rekeningen, schrijven van maatschappijen enz.
Al deze gegevens moesten dan geordend worden en er moest gekeken worden of er geen wijzigingen waren, bijvoorbeeld een verhuizing of een premiewijziging.

Dat ordenen doe je met behulp van het assurantieprogramma waarin alle gegevens van de verzekerde staan (naam, adres, woonplaats, postcode, beroep, telefoonummer, geboortedatum enz.) en waarin alle verzekeringen vermeld zijn met de daarbij behorende gegevens (premie’s b.v.). Je kunt de gegevens van een verzekerde vinden door de eerst 4 letters van de achternaam in te tikken, dan krijg je een lijst met alle namen in beeld die met die eerste 4 letters beginnen, dan kun je via het adres de juiste verzekerde vinden.

Verdere werkzaamheden zijn:

Het tikken van brieven
Zaken die bekend moeten worden gemaakt aan maatschappijen of clienten doe je door middel van een puntenbrief. (Zie bijlage) Op zo’n puntenbrief moet je aangeven waar het over gaat.
Wat best moeilijk was omdat je alles zo kort mogelijk moest samenvatten.

Brieven die naar een maatschappij verstuurd moesten worden gingen bijvoorbeeld over:
Adreswijzigingen
Autowijzigingen
Aanvraag voor een nieuwe verzekering
Opzegging van verzekeringen

Puntenbrieven die voor clienten waren bestemd werden bijna alleen verstuurd als de verzekerde een schrijven van de maatschappij kreeg (een polisaanhangsel b.v.).

Faxen
De puntbrieven die naar de maatschappijen moesten worden verstuurd werden meestel gelijk gefaxt, omdat dat veel sneller en gemakkelijker is. Bij sommige verzekeringsmaatschappijen (waar vaak naar gefaxt wordt) hoef je alleen maar een nummer in te drukken. Als alles goed gaat komt er een bericht van bevestiging uit de fax rollen, met daarop het tijdstip, datum en het aantal verzonden exemplaren.

Telefoontjes
Wanneer er niemand aanwezig of iedereen in gesprek was moest ik de telefoon opnemen.
Dit heb ik niet vaak gedaan, maar die keren dat ik het moest doen waren best moeilijk, omdat je niet iedere cliënt kent zoals meneer van Driel. In dit geval moest ik het telefoonnummer en de naam van degene noteren zodat H.A. van Driel of Miranda later kon terugbellen.

Schade enveloppen
Alle papieren die met schades te maken hebben (aanrijdingformulier b.v.) worden in speciale enveloppen met de naam van de cliënt, de schade datum, schadeplaats, de maatschappij, de eventuele no-claim, eigen risico en de tegenpartij met zijn gegevens erop bewaard.

Overige werkzaamheden
Verder heb ik nog vele kleine werkzaamheden verricht, zoals:
Kopiëren
Het archief geordend
Mappen opzoeken uit het archief
Beëindigde polissen uit de mappen verwijderen als ze ouder waren dan 3 jaar

De tussenpersoon werkend onder volmacht en de onafhankelijke tussenpersoon

Als eerst een stukje over de tussenpersoon in het algemeen.

Als tussenpersoon moet je toch op stap om nieuwe verzekeringen af te kunnen sluiten. Dit kan je doen door langs de deuren te gaan, wanneer je weet dat ze verzekeringen nodig hebben. Je kunt ook via de Kamer van Koophandel te weten komen waar bijvoorbeeld nieuwe bedrijven of kantoren worden gevestigd of gebouwd en daar dan langs gaan om verzekeringen proberen te verkopen.

Wanneer je zaken probeert te doen moet je b.v. goed kunnen praten en overal wat van af weten. Als tussenpersoon kom je veel te weten over privé-zaken (b.v. het inkomen bij het afsluiten van een levensverzekering). Je moet ze dus de zekerheid geven dat ze je kunnen vertrouwen, want dan pas sluiten ze verzekeringen.

Een andere manier om aan verzekeringen te komen is een portefeuille opkopen van een tussenpersoon, maar om dit te kunnen verwezenlijken moet je toch een hoop geld hebben.

Door cliënten die je al in je portefeuille hebt zitten goede service te verlenen kun je er ook weer nieuwe klanten bij krijgen, omdat je bestaande klanten dit verder vertellen aan andere mensen en die komen hun verzekeringen dan bij jou onderbrengen. (Mond op Mond reclame)
Dat zie je helemaal veel in de kleine dorpjes, omdat die mensen elkaar allemaal kennen en vaak over dit soort zaken praten.

Als je bij de mensen bent om te verkopen en ze vragen aan je waarom jij hun die verzekering probeert te verkopen (een AVP bijvoorbeeld) moet je met goede argumenten komen.

Een goede portefeuille is wel van belang voor een tussenpersoon, want voor elke gesloten verzekering krijgt men provisie en alle provisies bij elkaar vormt het inkomen van de tussenpersoon.

Tussenpersoon werkend onder volmacht
Een tussenpersoon werkend onder volmacht is aangesloten bij een maatschappij en mag alleen voor die maatschappij verzekeringen verkopen. Dat kan een nadeel zijn omdat je niet kan kijken welke verzekering het beste is voor iemand, wat wel kan als je een onafhankelijke tussenpersoon bent.

Onafhankelijke tussenpersoon
De onafhankelijke tussenpersoon is een ondernemer die bij elke maatschappij, waar hij is aangesloten verzekeringen kan sluiten.
Welke verzekeraar hij in een bepaald geval kan kiezen hangt dan van verschillende gevallen factoren af. Hij kiest dan de verzekering die het best bij de cliënt past.
Er wordt dan onder andere gekeken naar de premie en de polisvoorwaarden.

Slotwoord

In mijn stageperiode van 12 weken heb ik veel geleerd, en prima naar mijn zin gehad.
Deze 3 maanden zijn omgevlogen en waren eigenlijk te kort, omdat je net een beetje zelfstandig kan werken en alles door begint te krijgen.

Verder ben ik er achter gekomen dat theorie en praktijk een wereld van verschil is, zo zie je bekende termen maar wat je er soms mee moet doen is moeilijk.
Ik heb veel ervaringen opgedaan die leerzaam waren en die ik niet snel zal vergeten.

Tot slot wil ik de familie van Driel bedanken voor de goede opvang en zorg en meneer Scheffer voor de stagebegeleiding