Implementeren van een informatiesysteem

Stappen die je moet hebben bij het implementeren van een informatiesysteem

Veranderen kan grote gevolgen hebben en om dit zo goed mogelijk te laten werken moet je de volgende dingen doen:
- Betrek zoveel mogelijk mensen bij reorganisatie en andere veranderingsprogramma’s
- Maak continue verandering onderdel van de bedrijfscultuur
- Licht mensen zoveel en zo vaak mogelijk in

- Zorg voor erkenning en beloon mensen financieel
- Houd rekening met de bedrijfscultuur
Veranderingen roepen altijd weerstand op. Dit kan je proberen te verminderen door de eindgebruikers zo goed mogelijk in te lichten voor eventuele hulp.

Er moet natuurlijk ook gekeken worden naar de kansen van succes en falen. Hier zijn van beide 5 belangrijke redenen.
Succes:
- Betrokkenheid van gebruikers
- Ondersteuning van het management
- Heldere specificaties
- Zorgvuldige planning
- Realistische verwachtingen

Falen:
- Geen inbreng van gebruikers
- Onvolledige specificaties
- Veranderende specificaties
- Geen ondersteuning vanuit het management
- Onvoldoende technologische deskundigheid

Implementatie activiteiten/fases:

Inrichten organisatie
Installeren apparatuur/software
Opleiden van gebruikers

Documentatie
Conversie

Inrichten organisatie
Goede voorbereiding
- Planning in fasen
- Inrichten projectorganisatie (wie wat doet)
- Voorbereiden technische infrastructuur
- Communicatie plan (wie wanneer inlichten etc.)

Er wordt vaak gebruik gemaakt van de zogenaamde GOKIT voorwaarden:
Geld, Organisatie, Kwaliteit, Informatie, Tijd

Geld: Indicatie voor benodigde financiële middelen
Organisatie: Een Business Case en Projectverantwoording/rollen
Kwaliteit: de succesfactoren zijn uitgewerkt

Informatie: Een globaal overzicht wat er gaat gebeuren bij de implementatie, Projectdefinitie
Tijd: Een strokenplanning met alle fases.

Installeren apparatuur/software
Alle nodige dingen (Hardware/Software) installeren en testen.
Als je hier niet te laat mee begint kunnen de gebruikers op eigen apparatuur worden opgeleid (volgende fase)

Opleiden van gebruikers
De gebruikers moeten opgeleid worden maar ook de mensen die het systeem beheren moeten goed zijn opgeleid, anders kunnen de gebruikers nergens terecht met vragen. Dit kan je doen door middel van cursussen.

Documentatie
Gebruikersdocumentatie:
Hier vallen manuals onder met screen shots. Dit is ook bij het testen erg belangrijk
Systeemdocumentatie:
Alle info van het systeem zelf, vanaf de probleemstelling tot en met het uiteindelijke programma met resultaten

Conversie

Dit is de manier hoe je van het ene product naar het nieuwe gaat, hier zijn 4 standaard manieren voor:
- Schaduwdraaien
Hier word een periode op beide systemen gewerkt tot het projectteam en management zeggen dat er volledig op de nieuwe methode doorgegaan kan worden
- Gefaseerde conversie
Hier word er per afdeling bijvoorbeeld overgegaan om te grootschalige conflicten te voorkomen
- Pilot-conversie
Dit is hetzelfde als gefaseerd alleen is hier 1 afdeling die test draait en daarna alle andere tegelijk beginnen.
- Directe overschakeling
Direct van de oude naar nieuwe situatie gaan, dit neemt wel een groot risico met zich mee