Hoofdstuk 13

Samenvatting hoofdstuk 13 (p. 207-245)

Inleiding

Wat is projectmanagement? Hoe pas je projectmanagement toe?

13.1 Projecten en projectmatig werken

Verschillende manieren waarop werk kan worden uitgevoerd:

1. routinewerk: er kan een lijst aangelegd worden van wat wie wanneer moet doen. Medewerkers weten precies wat ze moeten doen (veel toegepast). Kenmerken: vaak dezelfde mensen en weinig nieuwe dingen; 2. Adhoc-werk: er is geen plan (improvisatie: bedrijfskundig ongeschikt) Kenmerken: altijd onverwachte zaken, vaak inefficiënt; 3. projectmatig werk: zit tussen de eerste twee in; heeft improviserende en routinematige kanten, maar ook een aantal volledig eigen aspecten. Projectmatig werken wordt gebruikt als:

1. het werk niet gemakkelijk te plannen is of: 2. het werk erg gecompliceerd is.

13.2 Waarom projecten?

Omdat er altijd mensen zijn die nieuwe dingen (ideeën) willen ondernemen: het betreft vaak veranderingen of complexe zaken. Het doel staat van tevoren vast, maar de weg ernaartoe niet. Deze weg blijft beheersbaar door er een project van te maken.

13.3 Kenmerken en definitie project

Kenmerken van project. Een project:

1. is eindig (op een bepaald moment afgelopen); 2. heeft een budget (toekenning van een bepaald bedrag om doel te kunnen realiseren); 3. heeft duidelijk geformuleerd resultaat (eventueel als onderdeel van het project zelf vast te stellen: is doel niet expliciet te maken, dan stopt het project: mijlpaal of punt van go/no go); 4. wordt uitgevoerd door diverse mensen met verschillende specialismen, geselecteerd op hun kennis en vaardigheden; 5. heeft projectleider; 6. is opgedeeld in fasen: elke fase kent een plan van aanpak en wordt afgesloten met een evaluatie die leidt tot een mijlpaal (go/no go).

Definitie project:

Geheel van activiteiten uitgevoerd door een specialistische groep in een tijdelijk samenwerkingsverband, gericht op een duidelijk geformuleerd resultaat dat is vastgelegd in een projectplan.

13.4 Het principe van projectmatig werken

Een proces blijft beheersbaar door het op te delen in fasen. Elke fase doorloopt de Deming-cirkel:

1. plan: beschrijf doelen van het werkproces en de wijze waarop het werk uitgevoerd moet worden; 2. voer uit; 3. controleer; 4. stel bij; 5. ga terug naar 1 (eventueel in een volgende fase).

13.5 Een uitgewerkt voorbeeld van een project: een huis bouwen

Interessant als toelichting, maar als voorbeeld niet opnemen in samenvatting.

13.6 Case Opzet bedrijf

Theoretisch niet van belang. M.u.v: opzetten van case begint met drie stappen: 1. onderdelen beschrijven
2. op prioriteit rangschikken
3. voorzien van mogelijke externe informatiebronnen

13.7 Theorie van projectmanagement

projectaanpak in fasen: - ideefase (intiatiefase) - definitiefase - ontwikkelfase - nazorgfase

Ideefase: - creativiteit - problemen oplossen en nieuwe ideeën (brainstorm) realiseren - projectleider zoeken - startdocument door opdrachtgever: niet gedetailleerd.

Definitiefase: - projectleider vormt team - teamleden krijgen opdracht: gezamenlijk projectplan schrijven

Ontwikkelfase: - Uitwerking van de afspraken in het projectplan - lang en gecompliceerd: daarom vaak opgedeeld in subfasen - goedkeuren of bijsturen - als goedgekeurd gaat verantwoordelijkheid van projectleider naar opdrachtgever.

Nazorgfase: - implementatieproces: overdracht van projectresultaat door projectmedewerkers aan eindgebruikers. - integreren in de staande organisatie - opleiden van eindgebruikers

13.8 Beheersen van projecten

Vijf aspecten:

1. Tijd: eindig: niet alleen project zelf, maar ook de tussenfasen
2. geld: budget
3. Kwaliteit: a) inventariseer en formuleer kwaliteitscriteria
b) maak duidelijk hoe gemeten wordt
c) rangschik criteria naar prioriteit
4. Organisatie: extern: stuurgroep (opdrachtgever, projectleider en eventueel andere managers): volgen het project en sturen eventueel bij
intern: projectgroep zelf. 5. Informatie: via stromen: geformaliseerde (afgesproken en vastgelegd) en niet-geformaliseerde (wandelgangen)

Intermezzo: beslissingen

soort beslissing tijd soort informatie Ten behoeve van
strategisch lange termijn veel algemene informatie levensvatbaarheid bedrijf
tactisch middellange termijn algemene en detailinformatie ondersteunend aan strategische beslissingen
operationeel korte termijn gedetailleerde informatie dagelijkse gang van zaken

13.9 Mensen in een project

De afzonderlijke functionarissen:

1. voorzitter van de stuurgroep ((namens) opdrachtgever) 2. lid stuurgroep (mensen met projectervaring: lijnmanagers of externe adviseurs) 3. projectmanager stuurt meerdere projecten en kent samenhang projecten: helpt projectleider met personeel en controleert. 4. projectleider 1. secretaris van de stuurgroep
2. project leiden bij dagelijkse gang van zaken; verantwoordelijk voor: administratie, binnen budget blijven en de kwaliteit. 5. projectmedewerker gekozen op deskundigheid. Kan deel uitmaken van werkgroep die deelopdracht uitvoert.

Mensen in project hebben vaak twee bazen: projectleider en normale lijnmanager. Daarom moeten er goede afspraken zij over prioriteit. Communicatie is belangrijk voor afstemming medewerkers. Aan het eind van een project is er vaak veel stress in de projectgroep.